Requisitos técnicos
En cuanto a los requisitos técnicos, esta versión de CTI-FE es muy modesta en cuanto consumo de recursos, probamos en un sistema reducido con un procesador Pentium 3 o superior, al menos 128 mb de RAM para el programa obviamente junto con el windows se requiere al menos 256 mb de RAM, un disco duro con al menos 80 mb de espacio libres.
Cabe destacar que este sistema no requiere base de datos SQL al contrario de sus programas hermanos de contpaq, y la conectividad con múltiples sistemas se da por medio de la tradicional carpeta compartida.
Hay otras funcionalidades como el envío de correo electrónico que requiere conexión a internet y un cliente de correo instalado, la visualización de facturas en formato amigables requiere un navegador de internet moderno.
Los menús de opciones
El sistema esta basado para trabajar por catalogos, tanto de clientes como de servicios. En cuanto a clientes, el sistema además maneja el control de cuentas por cobrar, de forma que despues de la emisión de una factura, se puede aprovechar para llevar el control de las facturas pendientes de liquidar, así como el establecimiento de topes de crédito o limite en documentos vencidos.
En cuanto a los servicios, se lleva un catálogo específico para todos los elementos que pueden ser facturados con código de identificacion, tres tipos de descripciones, hasta 10 listas de precios, control de iva específico por producto o general, y el control individualizado con una lista precargada aproximadamentende de 30 diferentes ADDENDA's de las principales cadenas comerciales del país. Hay que enfatizar que este sistema no esta diseñado para controlar inventarios, de forma que todos los articulos a facturar también se consideran como servicios.
Entre otras funciones se tiene acceso a reportes sobre las ventas, documentos por cobrar, y de control de los folios emitidos, así como la interfáz para la contabilización en línea a ContPAQ i Contabilidad.
Configuración de la Factura Electrónica
De una manera realmente sencilla, teniendo los sellos digitales y haciendo el proceso de alta de catalogos de clientes y servicios, nos tomo 10 minutos definir los parámetros para poder emitir la facturación.
Se añade solo un sello digital por cada razón social a facturar, pero el sistema puede manejar todas las razones sociales que se quieran como base de datos por separado. Lo que lo hace una muy buena inversión.
El sistema lleva el control de los folios solicitados y el avance/consumo de estos, para poder emitir reportes precisos para entregar al SAT, para lo cual el sistema genera el archivo de reporte listo para subirse al SICOFI.
Tiene incluida la opción para emitir la impresión del a factura por medio del tradicional ReporPAQ, pero también tiene la opción de generar facturas en formato amigable visualmente enriquecidas por medio de plantillas basadas en HTML, que se abren en un navegdor de internet para su impresión o conversión a PDF.
El proceso de emisión
Una vez tenidos los catálogos de productos, servicios y configuración de sellos digitales y folios, se puede ya emitir CFDs, para lo cual tiene una ventana para el llenado de la factura, donde se añaden los elementos que serán facturados, montos, se revisan cantidades, impuestos que estén correctos, se determina el cliente receptor del folio y datos de ADDENDA si aplican. Cabe destacar que esta interfáz no esta destinado a ser usado con la misma agilidad de un punto de venta con código de barras, para eso esta el ContPAQ i Punto de Venta que ya también tiene facturación electrónica.
Para terminar
Pues mencionando de nuevo que dejar listo este sistema para emitir CFDs nos tomo 10 minutos, el resto del trabajo consiste en alimentar los catálogos, capacitar al operador y conseguir los sellos digitales.
Hay que recordar que este sistema esta destinado a ser usado por negocios que actualmente no tienen ningún otro sistema para facturación y no les llama la atención poner en estos momentos un sistema de control comercial más grande o que están usando actualmente uno, pero que por diversas razones, no se le puede actualizar o incluir un módulo de facturación electrónica y necesitan una ayuda externa para generar los CFDs.
